普通高等学校图书馆文献资源发展协作指南

0 指南说明

  本指南中所称的文献资源发展协作指两个或多个高等学校图书馆(包括同一母体机构所属的独立的图书馆,如总馆和学院图书馆、各学院图书馆之间,等等)之间为实现共同的目标,通过双边或多边协议共同或分工建设某一(些)学科或某类型文献的过程或行为。

  文献资源发展协作是图书馆文献资源发展的组成部分。由于文献资源发展协作是一项双边或多边的行为,涉及参与各方的义务、权利及利益分配,势必面临利弊评估、操作、经济及法律等诸多层面的问题。本指南希望通过对文献资源发展协作的一般性原则、范围、操作规程的描述,为开展文献资源发展协作提供一个参照、交流的框架;也为图书馆规划文献资源发展协作项目的计划者、决策者和执行者提供一个基本的工具。鉴于需要明确协作范围、规定参与各方义务及权利、提供评估项目得失及解决争端的基本依据,所以,编制书面文献资源发展协作文件,对任何开展文献资源发展协作的图书馆来说,都很重要。本指南提出一个文献资源发展协作文件内容的基本项目,供有关人员参考。

  制订本指南的目标是:⑴确定文献资源发展协作的基本原则;⑵提出高校图书馆文献资源建设协作的一般性操作规程;⑶确定文献资源发展协作文件编制的指导原则和基本内容。

  本指南可单独使用,制订文献资源发展协作方面的规章制度;也可作为《文献资源发展政策编制指南》的一个组成部分,在编制文献资源发展政策时,对文献资源发展协作做详细的规定。

1 文献资源发展协作的指导原则

  ⑴以《中华人民共和国高等教育法》和《普通高等学校图书馆规程》为指导,以所在高等学校的学科发展规划和学生培养目标为依据。

  ⑵文献资源发展协作应在相关国际公约和国家法律许可范围内进行。

  ⑶文献资源发展协作应符合本馆的文献资源发展政策。

  ⑷应根据图书馆实际选择适合于通过协作发展的学科、类型或服务手段的文献。

  ⑸开展文献资源发展协作应遵循自主原则、平等原则、分工原则、互惠原则、增益原则、透明原则。参与各方应切实履行协议规定的权利及义务。

2 文献资源发展协作的类型

  开展文献资源发展协作,通常是因参与馆遇到无法独自克服的困难,如经费短缺、馆舍不足、专业人员不足等,或出于某种策略希望通过其他图书馆满足本馆需求而采取的合作。协作项目可以根据其不同属性划分类型,如协作的区域性、参与各方母体机构的性质、协作的内容,等等。较为常见的类型有:

  2.1 根据文献类型划分

  参与馆分别着重发展某种类型文献的收藏,从而保证各类型文献收藏的完整性。

  2.2 根据文献主题划分

  以参与馆的文献发展政策为基础,在协作范围内分工负责某(些)学科的文献发展,从而使参与各方共同拥有一个(些)学科相对完全的文献收藏。

  2.3 根据文献语种划分

  以参与馆的文献发展政策为基础,以终端用户对文献语种的需求为依据,在协作范围内分工负责某(些)学科的某(些)语种文献的发展,从而使参与各方共同拥有一个(些)学科相对完全的多语种文献收藏。

  2.4 根据文献载体划分

  某个(些)馆根据经费及设备情况,重点收藏某种载体的文献。

  2.5 根据使用情况划分

  各参与馆根据本馆的需要收藏核心文献和高使用率的文献,形成互为最终文献保障的共同体。

  2.6根据文献价格划分

  根据各参与馆的文献发展政策及经费情况,分工收集协作范围内的高价文献。

  2.7 根据图书馆员的专业优势划分

  由于图书馆人员编制的限制及业务组织的困难,文献发展馆员的专业背景通常不能涵盖母体的专业设置。通过各图书馆文献发展学科馆员的协作——如帮助制订相关学科文献发展政策,提供学科核心书目、核心出版社、权威文献(尤其是期刊及数据库),等等——可以弥补参与馆在某些学科文献发展方面的不足。

3 文献资源发展协作的组织模式

  文献资源发展协作通常有两种组织模式:

  3. 1 分布型:在该模式中参与馆根据协议各自承担相应的任务;参与馆的责任、投入及提供的服务是基本对等的。因此,这种模式比较适合规模及任务均相似的图书馆。这类模式的经费通常由各参与馆自行承担。

  3. 2 集中型:在该模式中某一个(些)馆需要承担较大的责任及投入,提供更多的服务,甚至起到“图书馆的图书馆”的作用,从而具有较大的话语权。这种模式的经费通常全部或部分来自拨款。

4 文献资源发展协作的操作模式

  文献资源发展协作通常有两种操作模式:

  4.1 合作发展:在该模式中参与馆根据协议规定将所承担的经费集中,统一采购文献,根据协议规定提供使用。电子文献的集团采购是这种模式的典型。

  4.2 分工发展:在该模式中参与馆根据协议规定购买各自负责的文献,根据协议规定提供服务。该模式比较适合传统载体文献的协作。

5 文献资源发展协作的一般性操作规程

  5.1 评估馆藏文献的质量

  在建立文献资源发展协作项目之前,协作各方应依据同一标准及方法对计划进行发展协作的领域的馆藏文献质量进行评估,根据比较结果确定协作的基础。

  5.2制定协作领域的文献资源发展方针

  协作各方应在馆藏评估的基础上制订协作领域的文献资源发展方针,使用统一的格式和术语明确说明本馆该领域文献发展的目的、现状、目标、范围等,为确定协作项目总体目的、目标、范围和内容提供依据。

  5.3确定协作的目的、目标、范围和内容

  在建立文献资源发展协作项目时,参与各方应对协作的目的、目标、范围和内容做出明确的界定,并要充分考虑协作对各馆工作产生的影响,制定适当的措施。

  5.4 确定协作的组织形式和管理运行机制

  协作的参与各方应根据协作的目的、内容和范围选择适当的组织形式,建立决策、执行和顾问机构,明确各自的职权范围和问责制度。

  5.5 确定参与方的职责和分工

  综合考虑各参与馆的优势、特色;分工时应无遗漏地覆盖协作的范围和内容;各方承担的职责应有助于目的和目标的实现。

  5.6 测算总的投入及参与各方的分担额度

  按照协作的目的、目标、范围、内容以及运行成本测算投入;在投入确定后,应缜密地分配使用经费。

  5.7 签署协议

  文献资源发展协作各方在开始实施协作之前签署一份明确详尽的协议作为协作项目运作的指导、规范和解决争执的依据;协议也是文献资源发展协作获得主管机构批准、获得政策、经费和人员支持及考评项目的蓝本。一份文献资源协作协议应包括以下几项要素:

  ⑴ 协作的背景和目的;

  ⑵ 协作的性质;

  ⑶ 协作的目标;

  ⑷ 协作的原则;

  ⑸ 协作领域或范围;

  ⑹ 协作所依据的法律;

  ⑺ 参与成员及管理\实施机构;

  ⑻ 协作时间;

  ⑼ 预算及经费;

  ⑽ 协作各方的权利与义务及服务条款;

  ⑾ 协作的风险防范机制;

  ⑿ 协议的续签、协作成员的接纳与退出;

  ⒀ 协议的终止。

6 影响文献资源发展协作的因素

  由于文献资源发展协作是和特定的环境相关的,因此参与馆应定期评估文献资源发展协作项目,根据新的信息环境和技术环境修正、调整甚至终止项目。影响协作的因素主要有:

  6.1 机构因素:母体机构任务或规模的变化势必导致图书馆任务的变化,从而影响协作的内容、规模及投入。母体机构或图书馆本身政策性的改变,如学科调整、院校合并、或文献资源发展的重点转移,都会影响协作的开展。

  6.2 法律因素:文献资源发展协作项目都应根据相关法律的变化而做出调整。

  6.3 心理因素:图书馆固有的“自给自足”观念、评估与排名、用户对本馆文献资源的心理依赖、图书馆员的职业荣誉感、以及图书馆担心失去对其资源的控制等因素会对图书馆决策者参与或继续开展协作产生影响。

  6.4 管理机制因素:馆际协作必然促进管理体制的改革和创新,需要协作各方根据协作内容形成新型的、更具灵活性的、开放的体制。如:协作组织的建构、管理部门和执行部门的分工、管理人员的选择和任命、报告制度和问责制度的制定、成员权利和义务的确定、财务制度和财产管理制度、运作的透明度等等,都是决定协作成败的关键。

  6.5 技术因素:技术的发展会给文献资源发展协作提供更为便利的方法。它不仅会带来新的协作契机,也会导致协作内容和形式不断发展。

  6.6 条件因素:经费、人员和馆舍以及协作馆之间的距离是促生和制约文献信息资源建设协作的四个主要因素。协作各方应该在这些因素的制约下制订可行的协作目标,优势互补,优化各自的文献资源以提高服务能力。

  6.7 文献本身的因素:协作中应认真处理核心文献和边缘文献、高使用率文献和低使用率文献、研究性文献和教学用文献的关系,应体现文献保障的深度,并根据不同载体、不同类型文献制订相应的文献资源发展协作计划。

7 文献资源发展协作项目的评估

  文献资源发展协作项目的成败是由多种因素造成的。在建立文献资源发展协作项目的同时,就应该确定若干具有普遍意义的指标,从而能够客观、准确、清晰地衡量一个文献资源发展协作项目的得失。

  文献资源发展协作的评估根据实施阶段的不同可分为:

  7.1对项目可行性的评估

  即图书馆、图书馆的母体机构或教育主管机构就是否需要建立或加入一个文献资源发展协作项目而开展的评估。对项目可行性的评估就是针对现实与目标的差距,通过对当前文献资源发展工作各个方面的测评,回答诸如以下的问题,从而确定适合协作各方的路径、方法和组织形式。

  ⑴ 预期的目标是否可以通过协作实现;

  ⑵ 是否已经存在可以借助的协作项目,或是否需要启动一个新的协作项目;

  ⑶ 如何界定协作项目的范围和规模;

  ⑷ 应该采取什么样的组织形式,等等。

  7.2 对项目执行状况的评估

  即对正在进行中的项目的表现进行的评估。通过评估,确定项目的执行情况是否符合项目的目标,是否满足项目成员的期望,需要做出哪些调适,等等。其主要内容包括:

  7.2.1 评估文献资源发展协作的效益

  针对一个协作项目的实行情况以及参与各方承担任务的各项支出成本和效益,考察是否实现建立或参加该项目的初衷,从而进行调整和优化,为决策提供依据。

  7.2.2 评估文献资源发展协作的效率

  协作项目应充分考虑提供文献的时间对教学科研之现实的或未来的适时促进作用。

  7.2.3 评估项目成员履行职责的情况

  评估项目实施过程中项目成员是否遵守项目章程,是否履行成员职责。评估主持机构根据项目章程中的有关规定,制定相应的评估指标、取值方法、权重体系、计算方法和评分标准,并根据评估结果对每个成员的表现做出客观的评价。

  7.3 对文献资源发展协作项目前景的评估。

  项目参与方应在适当的时机对项目在新形势下继续开展的必要性和可行性进行评估,并根据结果对项目的目的、目标、范围、内容、管理和运行体制进行调整。